(elenco dei condomini)

Premesso che:

a) sono pervenuti numerosi quesiti al Garante relativi al trattamento dei dati personali in ambito condominiale;

b) i casi rappresentati presentano caratteristiche comuni e possono essere considerati nello stesso contesto;

c) in particolare, è stato chiesto al Garante di precisare:

1) se sia lecito per l'amministratore chiedere ai condomini copia delle pagine dell'atto notarile dalle quali verificare l'effettivo diritto di partecipazione all'assemblea condominiale e, in caso affermativo, se lo stesso amministratore abbia il dovere di partecipare l'aggiornamento di tali dati agli altri condomini;

2) se sia legittimo per un amministratore di condominio comunicare al condomino richiedente l'elenco dei proprietari di singole unità immobiliari, nonché dei conduttori in caso di trattazione in assemblea di argomenti per i quali sia richiesta anche la partecipazione di questi ultimi;

3) se la redazione e la comunicazione ai condomini dei prospetti contabili con le relative posizioni attive e passive violi la normativa a protezione dei dati personali;

4) se possano considerarsi dati personali i recapiti telefonici dei singoli condomini pubblicati nell'elenco telefonico, e se sia diversa la protezione di tali dati a seconda che l'utenza sia intestata al condomino o ad un familiare convivente.

Occorre premettere che, per quanto riguarda la normativa sulla protezione dei dati personali, i condomini devono essere considerati contitolari di un medesimo trattamento dei dati di cui l'amministratore ha la concreta gestione.

La contitolarità nel trattamento rende lecita per ciascun condomino la conoscenza dei dati personali trattati presso il condominio ai sensi degli artt. 1117 e ss. del codice civile, dati che sono raccolti ed utilizzati correntemente per le finalità riconducibili a tale disciplina.

In secondo luogo, si osserva che la legge n. 675/1996 non modifica la normativa relativa al condominio degli edifici rinvenibile al libro III, titolo VII, capo II, del codice civile e non preclude, quindi, l'applicazione delle norme in materia di costituzione dell'assemblea e di validità delle deliberazioni (artt. 1136 e ss. cod. civ.).

Da dette norme discende la necessità di individuare con esattezza i nominativi dei condomini in quanto essi rappresentano elementi indispensabili ai fini della regolare convocazione assembleare, nonché per la verifica della validità delle stesse deliberazioni.

La normativa in materia non prevede espressamente specifici accertamenti a cura dell'amministratore di condominio volti a verificare i registri immobiliari ma, secondo la giurisprudenza, pone a carico dei singoli l'onere di dimostrare di avere titolo a partecipare all'assemblea (ad esempio, l'acquirente deve assumere iniziative atte a far conoscere all'amministratore di essere il nuovo proprietario: Cass. 4 febbraio 1999, n. 985, e Cass. 20 marzo 1999, n. 2617).

La documentazione in tal modo acquisita può essere, quindi, messa a disposizione dei condomini che ne facciano richiesta al fine di verificare la regolarità delle suddette procedure assembleari o per proporre eventuali impugnazioni delle deliberazioni.

Il regolamento di condominio può, peraltro, prevedere idonee modalità per verificare, anche periodicamente, la legittimazione dei singoli a intervenire all'assemblea o per aggiornare in sede assembleare i nominativi legittimati a partecipare alla stessa, anche previa esibizione di copia o estratti degli atti notarili.

Con l'occasione si osserva che vanno comunque rispettati i principi di pertinenza e non eccedenza sanciti dall'art. 9 della legge n. 675/1996 e che è, pertanto, possibile procedere a tale accertamento previo esame dei soli dati realmente necessari a verificare gli elementi idonei a individuare la titolarità dei singoli soggetti a partecipare all'assemblea e l'ammontare delle singole quote rappresentate. Resta, pertanto, ferma, l'esigenza che il condominio, in particolare attraverso l'amministratore, adotti le dovute cautele per evitare che terzi non legittimati vengano a conoscenza dei dati.

Infine, in merito all'ultimo quesito formulato, va precisato che i numeri telefonici sono da considerarsi dati personali. La legge n. 675/1996, infatti, detta una definizione ampia di dato personale che comprende qualunque informazione relativa a una persona fisica, identificata o identificabile, “anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione …” (art. 1, comma 2, lettera c).

Gli estremi identificativi delle utenze telefoniche, intestate ai singoli condomini o ai loro familiari, non possono essere annoverati tra quelli oggetto di necessaria ed obbligatoria comunicazione all'interno del condominio, in quanto gli stessi non rappresentano elementi utili a determinare i diritti o gli oneri sulla cosa comune, né è rinvenibile alcun obbligo di legge in tal senso.

Resta, peraltro, ferma la possibilità per l'amministratore di condominio di comunicare i numeri di telefono ai condomini richiedenti con il consenso degli interessati (art. 11 della legge n. 675/1996) e salve le eventuali disposizioni del regolamento di condominio, non rilevando la loro possibile pubblicazione sull'elenco telefonico presso cui possono, comunque, essere reperiti autonomamente dai condomini interessati (e ovviamente scambiati tra gli stessi condomini), configurandosi in tal modo un trattamento a fini personali che come tale non è soggetto all'applicazione della legge n. 675/1996 ai sensi del relativo art. 3.